（一）會前執行

會前執行內容

    1、會議場所選擇及布置                                                   

    2、會議資料和會議用品籌備

    3、會議相關物品設計及制作

    4、 會議禮品策劃及準備

    5、會議經費預算

    6、發送會議信息、會議聯絡、會議邀請

    7、 整理會議回執、確定與會人員名單及分組

    8、工作人員培訓

會場選擇原則

    1、考察會場接待能力。會從參會的人數、會議室數量進行綜合考慮場大小是否合適，是否具有會議所需的場館，以及住宿、餐飲、交通等基礎設施的接待條件。

    2、考察會場的規格標準及各種會議配套的條件。考慮會場的裝潢設計水平、設施設備檔次、會場的服務水平等。

    3、考察會場的交通條件及環境，交通是否便利，停車是否可行，周邊的環境是否有吸引力，會場的空氣質量和噪音大小如何，能否創造合適的氣氛和環境、突出會議的主題等。

    4、安全和其他標準。是否設置了火災警報和消防設施，是否有安全出口，是否標明了撤離程序，是否配備了保險箱。

    5、建立會場考察情況記錄表，以便進行數據分析。

會議場地布置

    會議場地要體現出與會議主題、進程相協調、相適應的氣氛；場內標志要顯著、明確，方便與會者的參與和利用。

    1、背景臺布置（背景板、橫幅）

    2、主席臺布置（鮮花、茶杯、桌簽、紙筆、話筒等）

    3、會場座位布置（劇院式、課桌式、座談式等）

    4、安排視聽設備（視聽設備、同步翻譯、速記、攝錄等，落實并試調安裝）

    5、會場其他氣氛營造

會議籌備秘書服務

    1、會議通知與整理會議回執。及時整理和掌握參會者信息和變動。

    2、準備參會登記表，使用何種登記形式要視會議規模的大小、會議種類而定。常見幾種：A、簽到登記薄 B、宣傳冊簽到薄 C、簽到卡片  D、電子簽到卡

    3、會議資料與會議資料袋準備。資料袋裝有與會者在會議期間所需要的各種信息，同時也包括便于客人了解會議的資料和閑暇時間娛樂所需的資料。

    4、票證準備。會議期間會用到宴會餐券等各種票證，餐券或其他特殊活動的票證要求按時間、用途寫清楚。發放票證是控制人數的一種好方法，尤其是在特殊活動中以票證為憑證可以掌握出席的準確人數。

    5、制作參會證。參會證是會議期間參會人員憑證。

    6、編制會務手冊。會務手冊詳細說明會議日程安排或相關信息。

7、建立通訊錄。與會者通訊錄便于與會者查找同事、老友，結識同行業的新朋友，也便于以后聯系及交往。

（二）會中執行

 會中執行內容

會中執行是對會議執行方案的具體執行及現場管理、監控，其主要內容為： 

1、會議接待

    （1）迎送、引導服務

    （2）報到、簽到服務

    （3）VIP管理

    （4）住宿安排

    （5）用餐安排

2、會議現場執行及監控

    （1）會議議程中的協助執行

    （2）會議內容記錄

    （3）現場秩序維護

    （4）會中活動安排

    （5）茶歇安排

    （6）會議禮儀主持服務

    （7）外語翻譯服務

    （8）攝影攝像服務

3、迎送和引導服務 

    （1）通過會議回執和報名表了解與會人員情況，包括姓名、性別、年齡、身份、職務、民族、宗教信仰、生活習俗、健康狀況、所代表的組織機構等基本情況；參會目的；抵離的時間和所選擇的交通工具等。 

    （2）不同的客人按不同的方式迎接：對于邀請的VIP、嘉賓和重要發言人，遵循身份相當原則安排工作人員和車輛迎送。迎接重要嘉賓鮮花接站。 

    （3）掌握到達和離開的時間，如有變化，及時通知有關人員。 

4、會議報到與簽訂 

    （1）簽到工作內容包括迎賓、簽到登記、名片收集、交費、領取會議資料和各種票證。 

    （2）根據不同類型不同規模確定報到與簽到方式，主要方式有：登記簿簽到、簽到墻簽到、電子卡簽到等。 

    （3）會議資訊傳遞與咨詢服務。 

5、住宿安排 

    （1）通過會議回執、掌握與會人員的需求信息，并與之確認； 

    （2）與酒店確認準確用房數量、用房類型； 

（三）會后執行

會后執行內容：

1、清理會場

    （1）收集整理會議資料

    （2）物料清點，回收利用

    （3）清理會場

2、安排考察活動

    （1）商務考察

    （2）觀光

    （3）文藝匯演

3、安排返離

    （1）組織合影留念

    （2）預定返程票

    （3）告別歡送，安排車輛送機等

4、結算會議經費（準確及時結算、開具發票、做好登記、統計）

5、會議感謝，代發感謝函

6、會議評估

    （1）評估會議效果

    （2）評估會議工作質量

7、會議總結

    （1）結案、總結

    （2）資料歸檔